GFL-mall: vad ett komplett underlag ska innehålla

De flesta GFL-underlag börjar sitt liv som ett kalkylblad. Det fungerar — ända tills någon ska granska det, tills en formel skrivs över, eller tills frågan kommer ett år senare och filen ligger i någons personliga mapp. Här är checklistan på vad ett komplett underlag ska innehålla, oavsett i vilket format ni gör det.

1. Identitet och giltighet

• Kundföretag, enhet eller driftsställe.
• Bemanningsföretag och ansvarig handläggare.
• Uppdragets benämning och befattning.
• Vilken löneperiod siffrorna avser och när underlaget upprättades.
• Versionsbeteckning, så att en senare revidering inte förväxlas med originalet.

2. Jämförbar grupp

• Hur gruppen avgränsades och vilka kriterier som användes.
• Antal personer i gruppen, redovisade med initialer eller referens — inte namn.
• Vilka som valdes bort och varför.

3. Lönedelar per person

• Grundlön.
• Skiftformstillägg och andra schemabundna tillägg.
• Fasta tillägg — kompetens-, trotjänar- och lönetillägg.
• Rörlig lön med angiven mätperiod (högst tolv månader).
• Noteringar om ersättningar som medvetet hållits utanför.

4. Avtalsparametrar

• Vilket kollektivavtal som gäller för gruppen, centralt eller lokalt.
• Delningstal.
• ATF-procent.
• Delpensionsavsättning i procent, och källan till den.

5. Resultat och beräkningskedja

Ett komplett underlag visar inte bara svaret utan vägen dit: månadsförtjänst, grundtimlön efter division, timlön efter ATF-uppräkning och — separat redovisat — delpension som avsätts i stället för att betalas ut. Varje led ska gå att räkna efter för hand.

6. Signaturer och spårbarhet

• Signatur från kundföretaget som intygar löneuppgifterna.
• Signatur från bemanningsföretaget som ansvarar för beräkningen.
• Facklig granskning där sådan är aktuell.
• Tidsstämplar och en logg över ändringar efter första signering.

Där Excel-mallen brister

Formler går sönder tyst

En cell som klistras över eller en rad som infogas utanför summaområdet ger inget felmeddelande. Underlaget ser fortfarande korrekt ut och räknar fel.

Versionerna sprider sig

Så snart filen mejlas finns den i flera exemplar. Frågan om vilken version som faktiskt gällde blir omöjlig att besvara, särskilt om siffrorna har justerats efter en diskussion.

Avtalsparametrar blir gamla

Delningstal och ATF-procent hårdkodas ofta i mallen. När avtalet ändras följer inte de gamla filerna med, och nya underlag skapas genom att kopiera en gammal.

Signering saknas

Ett kalkylblad kan inte visa vem som godkände vad och när. I praktiken ersätts signaturen av en mejltråd som ingen hittar när den behövs.

Personuppgifter ligger löst

Löneuppgifter för namngivna personer i en fil som skickas som bilaga är svårt att försvara ur ett dataskyddsperspektiv, och omöjligt att radera i efterhand.

Minimichecklista innan underlaget skickas

1. Är gruppen beskriven, inte bara summerad?
2. Redovisas varje lönedel för sig?
3. Framgår delningstal och ATF-procent — och varifrån de kommer?
4. Är delpension redovisad separat, utanför timlönen?
5. Går varje mellanled att räkna efter?
6. Finns datum, version och en plats för alla parters signatur?

Kan ni svara ja på alla sex punkter håller underlaget för granskning — oavsett om det är gjort i ett kalkylblad eller digitalt.